1.要解决好突出会议重点和涉及的有关问题的关系
一个会议主要解决的问题，就是会议的中心。“纪要”要突出这个中心，与会议议题中心较远而又很有价值的材料和意见，可以用其它形式如会议简报、专题报告等向有关部门反映;有些问题，似乎不是会议中心，但却是解决问题的先决条件、有关事项，或是会议权限之内所应涉及的，也要写进纪要。
2.正确地集中会议的意见
记下取得一致的意见，又要重视少数人正确合理的意见。意见分歧很大，最后没有取得一致，就不要写;有些会议的纪要可以把不同意见分别写进去。
3.写作中要注意条理化和理论化
会议纪要要对会议上各种意见分析综合、加工整理、概括复述，其中要注意两个方面：一是条理化，就是以会议宗旨为中心，把会上讨论的意见分类、分层地加以整理、叙述，几个问题，每个问题几层意思，都要清清楚楚，可以分部分、加标题，分条条、列条目。以显豁清晰为目的。二是理论化，这是针对感性、直观而言，指采用会上讨论的意见时，要保留它的理论性、说服力，不要只留下几句公文语词;一般意见，要进行一些理论概括和选择，不可有言必录，以致“水分太大”不得要领，当然，提纲挈领的概括要准确。
例文简析
例文1：
关于研究XX省三江平原农业开发问题的会议纪要
12月7日，田纪云同志主持会议，听取和研究了农牧渔业部、XX省人民政府及XX省国营农场总局关于开发建设三江平原的汇报。国务院秘书长陈俊生和国家计委、财政部、农牧渔业部、水电部、经贸部、商业部、林业部、人民银行、农业银行、农村发展研究中心的负责同志及XX省侯捷、王连铮等同志参加了会议。
XX省的同志重点作了汇报。汇报说，全省从1949年到1986年已开垦荒地八千七百万亩，平均每年开荒二百三十万亩。粮食年产量由解放初期的一百一十五亿斤增加到1986年的三百五十五亿斤，其中60%是开荒扩大耕地面积实现的。全省现有荒原一亿三千四百万亩，其中可垦荒原四千一百万亩，而三江平原是重点开发地区。三江平原荒原集中连片，土质肥沃，水源充足，总面积为一亿六千三百万亩，现有耕地五千二百三十万亩，可垦荒地一千七百万亩。境内二十二个市、县和五十六个国营农场，经过三十多年的建设已打下较好基础，尤其是近几年重点抓了水利基础设施的建设，增强了防洪排涝能力。因此，省人民政府和国营农场总局要求加快三江平原的开’发建设，将这一地区建成以粮、豆、糖为主，农林牧副渔综合发展的农业商品基地。
会议指出，农业生产特别是粮食生产，是关系整个国民经济持续发展、改革顺利进行和社会安定的全局性问题，必须进一步重视和加强。我国人口逐年增加，耕地面积逐年减少。目前，农业生产尤其是粮食生产发展缓慢。对此，全国上上下下，党内党外都十分关注。如何改变这一局面，使粮食生产踏上一个新的台阶，决不是一件轻而易举的事，需要各方面采取有力措施。除了要扎扎实实抓好农业深化改革，研究理顺农业内部以及与外部各业的关系，增加投入，增强发展后劲，积极推广科学技术外，必须加强和搞好农业的开发工作。这是促使我国农业，特别是粮食生产持续、稳定发展的一项重要措施，应该及早提到议事日程。
会议认为，为进一步发展粮食生产，必须有计划有步骤地进行农业开发。我国农业开发还是有相当潜力的。农业开发包括两个方面：一是外延性的广度开发，即开垦一部分荒地(包括荒山、荒坡、滩涂)，增加耕地面积。这方面仍有一定的潜力，如XX省的三江平原、西北地区的南疆和河套地区、湘西地区、赣南和沿海滩涂等。二是内涵性的深度开发，即改造中低产田，实行集约经营，提高农业生产率和单位面积产量。这方面的潜力是相当大的。请国家计委牵头，会同农牧渔业部、水电部等部门，制订“八五”近期和2000年远期的农业开发规划。
会议着重研究了对XX省三江平原的开发问题。对此，议定以下意见：
一、建立三江平原农业开发区。XX省三江平原未开垦的荒地面积大，土地肥沃，自然条件好，有雄厚的机械化开发力量。因此，这一地区可作为农业开发试验区，先行一步。可以成立开发公司，统一负责这一地区的开发工作，公司向国家承包。基本目标是：从1988年开始到1992年，争取开垦荒地一千万亩，改造中低产田一千万亩，增产粮食一百亿斤。请XX省人民政府接上述精神制订三江平原开发规划，于明年一月份报国务院审议。开发中要特别注意保护和改善生态环境，不能把草地、沼泽地都开掉了。在宜林的地方要植树造林。这方面，要征求有关专家的意见，作好论证、规划工作。
二、实行开放性开发。可以采取招标承包办法，积极吸弓l省内、省外地区，特别是沿海省和大城市参与这一地区的开发，还可以适当利用外资。不要只靠国家投资，要多方集资，利益均沾。要进一步解放思想，勇于探索，研究和制定这方面的政策和措施。
三、搞综合性开发。要充分合理利用这一地区的自然资源，实行农林牧副渔全面发展，土水田林路综合治理，争取建成功能完善的农业商品基地。
四、国家给予必要的优惠政策。主要有：(一)五年内免征农业税;(二)五年内不交合同定购粮;(三)国家给予一定的周转金，用于农业开发;
(四)使用开发贷款，财政上给予一定的贴息照顾;(五)江河等大型水利工程建设，国家继续投资，建成后实行有偿使用，逐步收回一部分投资;(六)在分配化肥等农用生产资料方面给予适当照顾。
简析：
这是一篇专题性会议纪要，也是决定性的纪要。标题以介词“关于”介绍了会议内容而不是直书会名，虽长一点但严密。正文，只有开头和主体而省略了结尾。开头写明时间、主持人，主要事项和参加者。正文三部分，第一部分写听取的汇报内容，是会议决策依据，纵叙历史、摆开当前、提出发展要求。第二部分两个自然段，一是从全国的整体高度阐明指导思想，一是从全国的角度阐明农业开发方针。第三部分用一个过渡句引出本次会议中心问题的决策性意见，从建区、开放、综合性和优惠政策四个方面把三江平原开发的大政方针定下来。这个纪要重实际，无套语，意尽言止，利落干脆。
例文2：
全国××厅局和部分××企事业单位办公室主任会议纪要
(一九八六年十一月二十八日)
经部领导批准，x×部办公厅于一九八六年十一月二十四日至二十八日，在XX省XX市召开了全国各省、自治区、直辖市、计划单列市、经济特区××厅、局和部分××企事业单位办公室主任会议。参加会议的办公室主任、政研室主任一百一十九人。××部×××副部长到会作了指示。
会议期间，部办公厅主任×××作了《当好参谋助手，搞好信息协调，开创办公室工作新局面》的讲话;上海港务局办公室、XX省×x厅政研室、XX省××厅办公室作了经验介绍，还印发了XX、XX、XX省××厅办公室和武汉长江轮船公司，XX省航道局办公室的经验材料;与会同志认真分析了近几年来办公室工作面临的新形势、新任务和在新形势下办公室的地位、性质与作用;交流了如何贯彻全国秘书长、办公厅主任座谈会精神，当好参谋助手的经验;讨论了进一步搞好办公室工作的意见和措施。会议还组织参观了现代化办公设施。
与会代表一致认为，在经济体制改革逐步深入的新形势下，召开全国交通系统办公室主任会议很有必要，会议开得是好的，对开创办公室工作的新局面将起到有力的推动作用。
会议认为，贯彻落实全国秘书长、办公室主任座谈会精神以来，××系统各级办公室进一步明确了以“服务”为宗旨的指导思想，努力实现“四个转变”，将工作重点由主要处理日常行政事务，逐步转移到主要协助领导抓好科学决策和制定方针、政策上来，积极发挥参谋助手作用;努力改进工作作风和工作方法，提高了办事效率和办文质量;主动为领导、为机关和基层服务，较好地完成了各项工作任务。但是，目前××系统办公室工作的改革步伐还不够快，有些办公室的机构不够完善，队伍素质不够高，基础工作比较薄弱，办公设施落后，还不能适应新形势的需要。
会议认为，随着××部门管理职能的转变，根据实现领导现代化的工作系统和工作程序的要求，各级办公室必须切实做好信息服务、参谋咨询、提供建议方案、组织贯彻执行、检查落实情况等工作，使办公室真正成为领导运筹决策的参谋、贯通上下的咽喉、联系左右的纽带、传递信息的枢纽、处理日常事务的手足。当前要着重抓好以下几项工作：
一、抓好调查研究工作。根据党和国家的方针政策，从××运输的实际出发，研究××运输发展战略、政策法规、体制改革，以及搞好精神文明建设等重大问题。要充实调研力量，增加组织协调，建立健全全国××系统调研网，建议各××厅(局)和局级企业单独设立政策研究室或在办公室内设立调研机构;同时，把业务部门和有关大专院校、科研单位、学会、协会等各方面的.力量组织起来，共同开展调研工作;定期发布调研提纲，召开调研成果讨论会，办好调研刊物;改进调研方法，提高研究质量，有计划、分层次地搞好调研工作。对不断出现的新情况、新问题、新经验，从理论和实践上加以分析概括，提出指导实际工作的政策性意见和措施，为各级领导决策服务。
二、抓好信息服务工作。要进一步建立健全全国××信息网，按部关于通报信息工作的要求，逐项加以落实。各省、市、区内××系统的信息网，明年一季度要全部建立健全起来;要广泛收集信息，认真做好分类、排序、比较、选择等综合处理工作;要讲求实效和质量，准确及时地按规定传递通报信息;要把调研、信访、档案、机要、文书、查办等工作与信息工作有机地结合起来，广开信息渠道。
三、抓好查办工作。把查办工作放在重要地位，有专人负责，从接收批件到办结上报，建立一套严格的催办、查办工作制度和程序，做到随到随办，急事急办，迅速落实，件件有结果，事事不含糊;要举一反三，对类似的问题，经请示领导同意后一并查清解决;要主动地做好查办工作，对各种渠道反映的与本系统、本单位有关的重要问题和意见，经领导同意后，列入查办范围，抓紧查办。
四、提高办文办事的效率和质量。要特别注意抓好文件的形成，根据领导意图，搜集丰富的材料、数据，按照上级有关的方针、政策，撰写符合领导要求的文稿;对与领导工作直接有关的重要事情和关键性问题，要按领导授意、授权，组织协调、召开会议、研究分析、布置检查工作和签发文件。办文办事，要坚持原则，讲求实效。事前要提出大胆审慎的建议和认真负责地把关，事后要检查和修补漏错，并注意及时请示报告，起到参谋、助手作用。
五、切实加强办公室的建设。在新形势下，各级办公室要注意加强思想建设，牢固地树立为领导、为机关、为基层服务的观念，认清本职工作的重要性，增强事业心和责任感，把办公室建设成为精神文明的窗口。要进一步研究明确办公室的职能和职责范围，认真解决机构编制和人员配备问题。充实加强调研、信息、查办、综合、协调工作人员，从事务型向决策服务型转变，提高决策服务能力。办公室工作人员，应当政治可靠、思想敏锐、工作勤奋、学习刻苦、作风严谨。要采取多种形式，加强对办公室人员的培训。进一步建立健全各项工作制度、规范和程序。加强资料和数据的收集、整理、保管和利用。要与有关部门合作，建立本系统、本单位的资料室和数据库，逐步添置电子计算机、复印机、传真机等现代化办公设施。
六、切实加强对办公室的领导。各办公室要按这次会议精神，在总结工作的基础上，提出搞好办公室工作的意见和措施，主动地向领导汇报，争取领导的支持。各级领导应加强对办公室的领导，关心办公室人员的工作、学习和生活;定期向办公室交任务、提要求、讲设想听取办公室的建议;加强对办公室干部的培养教育，为他们的学习和工作创造必要的条件，让他们多看一些重要的文件、资料，多参加一些重要会议。办公室的干部既要相对稳定，保持工作的连续性，又要进行必要的交流，以利干部的培养和发展。为巩固队伍和提高人员素质，各××厅(局)和局级企事业单位的办公室可设正副科级、正副处级秘书和政策研究人员。在保证办公室人员结构合理的情况下，可将经过锻炼、有组织领导能力的干部推荐到岗位上工作。对不适宜在办公室工作的人员，要进行适当的调整。对办公室工作人员生活上的实际问题，要给予应有的关怀和适当的解决。
简析：
这篇例文从内容到形式上对文牍工作都有借鉴意义，它也属于专门性会议纪要。但是它与例文1的不同，在于它不是国务院召开的高层关于特定地区开发的专门会议，而是一个系统召开本系统特定人员落实全国性会议精神的专门会议。因此，决策是全国性会议作出的，这就是贯彻决策的协议性会议纪要。标题直书其事。正文，内容丰富，中心是贯彻落实全国秘书长、办公厅主任会议精神，要记开会情况、会上对前段工作估计和下段工作安排，安排是重点。结构复杂，分十一段两大部分。前三段可视为开头，记会议情况：第一段写会议召开依据和时、地、人员情况;第二段是六项主要会务活动概述，重点是交流经验，讨论今后工作的任务和措施;第三段是与会者对会议评价。从“会议认为”以下是议定事项，又可分两方面：第四段是对前段贯彻落实情况的回顾，第五至十一段是对下段工作的要求，其中第五段是总的任务概括，第六至十一各段分六个问题加小标题分述各项具体工作。最后意尽言止，不写结尾。全文内容新颖、文字得体，很有几句切实有力的话，是写得较好的一份会议纪要。
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