业务会谈纪要的写作格式
业务会谈纪要的写作格式由标题、正文、结尾三部分组成。
(一)标题
业务会谈纪要的标题经常用一个偏正关系的短语来表示，为了写得明确，常常用“会谈纪要”前冠之以某项会谈的名称，一般用“关于……的会谈纪要”的句式。如“关于补偿贸易的.会谈纪要”、“关于改换装运口岸的会谈纪要”。标题下方写上会谈日期。
(二)正文
正文分前言和主体两方面。
(1)前言：写明会谈双方的全称及简称(为了行文方便，可在全称后面加上括号，注明“甲方”、“乙方”)，写明会谈时间、会谈地点、与会人员及会谈的事项内容。如： “中国X×公司(以下简称甲方)与×X X国X X X公司(以下简称乙方)就X X问题于X X X X年X×月×日在X×(地方)进行友好会谈，现将会谈达成的一致意见，纪要如下：”。
(2)主体：这是会谈纪要的主要内容。应分条列明双方会谈协定的具体事项。如果是逐笔售定的贸易方式，会谈纪要则按交易的品名及规格、数量、包装、价格、付款条件等分条列明。如果是其他贸易方式，则按会谈内容分项列明。
(三)结尾
在正文下方写上甲乙双方单位的全称，代表签字盖章。
业务会谈纪要的注意事项
(一)必须忠实于会谈记录
会谈纪要是在会谈记录的基础上，根据会谈议程、会谈的内容和结果进行整理而形成的纪要。因此在整理会谈纪要时，必须忠实于会谈记录，尤其是对会谈中谈及的贸易做法、坚守原则、事项内容、具体步骤等需要双方共同遵守实行的内容，必须用准确的文字客观地表述出来，不能随意加上撰写者的主观意愿或要求。
(二)分条列明，突出重点
整理进出口业务会谈纪要时，不必按发言人的先后顺序来整理，而是按照会谈的内容分项进行整理。为了突出重点，对于逐笔售定的贸易方式，会谈可按照商品的品名及规格、数量、包装、价格、支付方式等形式分条列明。如果是其他贸易方式，则按会谈内容分项列明.
(三)语言简洁明确会谈过后进行纪要，其目的是要在繁杂的会谈内容中整理出主要的或重要的事项内容，
以便今后工作的检查或为签订合同做准备。因此在整理纪要时，语言力求简洁，同时会谈纪要经过签字后，对双方都有一定的约束力。因此语言的表达也必须明确，不可有任何歧义。
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