第一,无论是开什么样的会,会前一定要仔细阅读会议资料,了解开会的意图和要达到的目的。即使会议讨论的内容是你所不熟悉的领域,比如是很专业或技术性很强的会议,明白了会议要解决的问题,你都不用担心。
第二,虽然老板要求做记录,你并不需要埋头记录,反而应该抬头聆听,首先听明白发言的人在说些什么,然后用最简洁的话把要点记下来。电影电视上,我们经常看到开会的时候老板对秘书说:赶快记呀,一定要记下来。实际听明白要远比记下来更重要,否则,你记下来的.只是只言片语,整理的时候很难派上用场。
第三,没有必要记录每个人的发言。通常讨论的环节要逐个发言,没有必要把每个人说的话都记下来,而是理清他的主要观点,找出和其他人的异同。对于关键人物的发言和观点不同的发言,要作上记号。有些会一开就是半天,记录的草稿会有几页,尤其是感到疲劳的时候,更要做好记号。
第四,会后写纪要应趁热打铁,趁着印象深刻,写起来要容易得多。不要急于动手,要先翻看整个记录,回顾整个会议的内容,对记录的材料进行分类、归纳,确定从哪几个方面整理。对众多零散的材料分类之后,就可以动手写了。
第五,会议纪要应该只写要点和结论,讨论的过程一笔带过,用概括、总结性的语言汇总相似或共同的观点,列成1、2、3条,看起来一目了然,必要的时候可用表格的形式。尽量不提具体发言者的姓名,谁参加了会议在与会者名单中列出既可。尽量简短,说明问题就可以,写得太多没人愿意看。
会议记录的格式
(1)会议组织情况:要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人、记录人等。
(2)会议内容:由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成这些事项要标注清楚。会议记录的结尾没有固有程式,标注“XX散会”、“——完——”等均可。
例:
会议名称:
会议时间:
会议地点:
记录人:
出席与列席会议人员:
缺席人员:
会议主持人:
主要议题:
发言记录:
散会
(本会议记录共×页)
3、会议记录使用的工具。
(1)记录本,可采用统一制发的会议记录本,专本专用,原则上会议记录本用完后要存档。
(2)记录用笔,应使用符合档案保存需求的笔。铅笔、普通圆珠笔等不可用于会议记录。
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