会议的具体目的是：
(1)信息的传达;
(2)信息的交换;
(3)相互启发;
(4)作出决定;
(5)收集创意。
根据会议的目的，可以分为以下形式的会议：
(1)说明会议;
(2)研究会议;
(3)解决问题会议;
(4)学习会议;
(5)创意收集会议
举行会议的决定：
会议是为了单位或组织经营管理的需要而召开，所以必须根据这一目的来判断有无召开的必要。计划及召开会议，评估成果，是上级的工作;遵照上级指示，准备会议或参加会议，是下属的工作。会议的准备工作的周全与否，对会议的成果有极大的影响。
参加会议的人选：
会议的目的和议题决定之后，需要决定参与会议的人选。如果是例行会议，人员和开会日期都已固定，不会过于操心。但是，为了特定的问题而召开的会议，如果人选有误，会议的成果必然不会乐观，所以需要谨慎行事。
会议召开者需事先调查预定参加者在时间上是否方便，并收集会议必要的各种信息，从无法出席会议的有关人员处获取必要的意见、答复或文件。
会议日期、时间的决定：
会议的日期和时间要考虑议题的紧急程度及预定出席者是否方便。如果是紧急召开的`会议，时机就十分重要。有时重要人员没有出席，会议就等于没开一样，结果当然不好。紧急会议应与特别忙碌及重要的人员联系，请他们及早计划参加。
会议场所的选择：
根据会议性质及人数作决定，通常需要注意一下几点：
(1)避免噪音严重的场所;
(2)空间大小要合适;
(3)预定开会所需要的时间，确定其他人使用会议场所的时间，并作宽裕的时间准备;
(4)其他。光照，桌椅，投影仪等
如果有欠缺的物品，会议前必须准备或会议当天携带。
会议议程表的制作：
会议议程表的制作对会议的顺利进行关系重大。由上级预定议事程序和执行方法，以及时间分配等，下属配合议程，详细检查接待方式，会议中的接待、会议的记录、会议后的收拾整理等在准备方面有无疏漏之处。
会议通知的写法和传达方法：
召开会议的要点决定后，就需要通知全体会议对象。内部会议一般应在五天到一周以前通知;外部的人员也参加的会议，至少要在一周或十天前发出邀请通知。如果是紧急会议，或者在召开之前时间有限，可暂时用口头或电话通知，但即使如此，也要通过短息等发出正式书面通知，以防有人听错会议时间、地点，耽误大事。
在写通知时，一定要有：
(1)会议的名称;
(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称;
(3)日期、时间(开始到结束的预定时间);
(4)地点(具体在几楼几号会议室);
(5)议题(或议事内容)
(6)主办者的联络处、电话号码等
(7)开会所在地，建筑物的名称、几楼、电话号码(必要时附地图)
(8)其他：注意事项、是否备有餐点、是否有停车场，或当天需要准备的资料，都要详细说明。
对外部参会人员，要随函附上回执，并明示期限，让对方能在期限以前回函通知是否参加。若逾期对方仍没有来信息告知是否参加，必须立即用电话联系。
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