一、根据催款目的，决定催款函的内容思路及形式。
1、催款实质是为了“请款”
如果催款目的仅是提醒付款的时间，郑重要求对方按时进行付款;不妨标题写“请款函”，函件内容简要，写清楚何时何事需要对方支付什么款项，写清楚合同或其他文件的付款约定;语言要客观中性用语;发函时，将函件发给业务联系人，或者能决定支付款项的对方人员。
2、正式书面催款
如果是已经多次催款，现要正式的发催款函，除了简要的发函上述所述的内容外，要写清楚催款的过程，以及如果对方仍拖欠或拒绝付款的后果;语言除了客观事实外，可略带情绪，甚至存在着“文明的威胁”即责任承担的威胁。发函时，除了将函件发给能决定支付款项的直接经办人，还可能要抄送到债务人的负责人、法定代表人等高级领导;以免对方公司有的领导不知道该欠款事项。
3、发函中断诉讼时效
俗话说的“有权不用，过期作废”，在债权的享有上，也有法律上的时效风险。如果对方的债务已到了履行期，在履行期满后两年内，债权人即债主没有催促债务人履行债务，将超过诉讼时效，可能丧失胜诉的权利，导致无法法律上追偿债务。因此，为了中断诉讼时效，应该在诉讼时效期间内发催款函。
在此种情形下，发函最终于的是时间及送达。函的内容主要写清楚款项涉及的时间、金额及催款过程中;发函时，应多角度全方位途径地尽快发函，尽可能送达到对方当事人，并进行取证，以防止催款中断时效的不成立。
二、写催款函的具体文字事项
1、催款的具体事实准确
在写催款函时，一方面是在催款，另一方面是自己做出的单方陈述，因为大部分发函都是要加盖自己方公章或者签字的，如果所写事实不准确，将构成法律上的自认，会导致“事与愿违”，发了催款函反而对自己方产生不良影响。
欠款所发生的.事实，要写清楚发生的原因、交易标的、价款数额及约定支付时间等，写欠款事实时必须考虑已有的合同或其他证据依据。
2、收发函的主体正确
一旦到催款的时候，基本上说明双方不能友好地口头信任了;催款函的落款主体及收函主体必须写准确，避免该函件在“精雕细刻”后，被认定与该欠款没有关联，也即催款没催对人。
这要查对方单位的工商信息，确定法定负责人、住所地、联系信息等。是个人的，明确身份证信息。
3、催款的指示或通知内容要明确
催款人或债权人在发出催款函，需要考虑清楚函告的内容，即发函最终要求对方做什么，清楚地告知对方是在几日内将款项支付至哪个账户;还是提供还款方案;还是与发函方及时联系协商解决欠款纠纷等。写清楚指示，对方在收到函后，才知道要不会反馈回复发函方。
否则，发函完后杳无音信，这是大部分发函方不愿意看到的。
4、明示或暗示对方的更大责任
要告知催款方拒不履行付款的责任，甚至能抓到对方的“软肋”，有利于威慑对方及时还款。
5、收件人的送达地址确认
催款函有时能成为重要的法律文件，发函前要确认送达地址，发函后要及时地保存地址证据。这都为事后的争议解决会有帮助。
范文
尊敬的XXXX公司的相关负责人:
xxx: XX总经理,XX经理,XX经理
事由:关于贵司所欠货款问题
感谢贵司多年来给予的帮助与关照!在弊司的成长过程中,我们为有您们的提携而自豪.
我司xxx年供货的近三十万货款,经过一年的合作,现在还余RMB:59616.70元未结清.考虑到贵司财务方面有点困难,我司一直不曾催紧货款,因为我们相信:与客户共同成长是供应商的良好商业道德.而现在,我们有客户需要法拉电容,5.5V1F,H型的.我们希望贵司能配合生产交货.不过我们弄不懂的是:贵司回复说生产忙不过来,不接我司的订单.即然如此,我们也很为贵司如此好的生意而开心,因为这表明我们终于有机会等到贵司付清货款了.所以,敬请各位领导协商,安排货款事宜.
迟至今日,我们公司还是对贵司的发展充满了信心.我们相信以贵司庞大的投资规模和超强的业务能力,不致于做出有损于贵司信誉的事情.毕竟商誉要建立起来很难,而损誉太易.所以,我们一直不愿意做出损害贵司诚信的事情,比方说付诸于司法公正,比方说见诸于报端,比方说公布于网络,比方说告之于客户.请相信我们,只要贵司爱惜自己的商誉,我们公司也会像爱惜自己的脸蛋一样去维护贵司声誉.这也是差不多两年了没结清款,而我们一直对贵司保持信心的真正原因.
我们诚挚祝愿XXXX公司在业务上有更长足的发展!也更希望我们的合作更愉快!期待着您们的答复为盼!
XX市XX电子有限公司
xxx-04-21
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