批复一般由标题、主送机关、正文、落款及时间等几个部分组成。
1、标题
批复由于具有通知和指示的性质，所以其标题(除非发文机关名称较长可以不写以外)一般都是规范的“三要素”写法，即由发文机关名称、事由和文种三部分组成。也即标题应包括批复是由哪个机关发的，发给哪个机关，回答什么样的请示事项等。但其中事由一项又有三种写法：
(1)“关于”或“关于同意”+请示的主要内容，如《国务院关于同意将广西壮族自治区北海市列为国家历史文化名城的批复》。
(2)“对”或“关于同意”+请示的名称，如《**省教委对<关于开办乡镇企业大专班的请示>的批复》。
(3)“关于同意”+请示主要内容+“给”+请示机关名称，如《国务院关于同意河北省地市体制改革调整行政区划给河北省人民政府的批复》。
事由的写法需要注意的.是，一般批复标题的事由部分应写明回复的态度、回复的内容和回复的对象。
2、主送机关
批复的主送机关也同请示一样只有一个，而且与请示的主送机关互为相反，即只写请示的机关名称。批复若带有普遍指导意义，需要发送给下级机关，则用“抄送”形式。
3、正文
批复的正文一般都很简单，因为它不必像通知和指示那样详细阐述意义或道理，也不必像请示那样充分说明理由，而只是答复内容。一般有批复对象、批复内容和批复结语三部分组成。
(1)批复对象。批复对象是指批复所针对的请示事项，也是向受文单位告知情况。针对下级机关请示所发出的指示，作出的批准决定，以及补充的有关内容，都属于批复事项。
(2)批复内容。批复内容，即对请示来文所做的答复或具体指示，是批复的主要部分。一般多为同意的意见，也很简短。如果答复意见稍多须分项来写的话，在收悉请示之后一般再写一句”现批复如下“等，用冒号引起下文。
(3)批复结语。批复有时在正文末尾写上“此批”或“此复(特此批复)”等词语，接正文之后另起，不用标点。若开头已有“批复如下”，结尾也就不用写这类结语了。
4、落款及时间
批复因具有通知和指示的性质，所以为郑重起见，即使发文机关名称已出现在标题中，常常也要先落款，然后再写成文日期。
范文
关于××××××有关问题的批复
××××(主送单位)：
你公司《关于××××××的请示》(文号)收悉。鉴于××××××，根据××××××的有关规定(依据)，现就××××××有关问题(请示主旨)批复如下：
一、原则同意××××××。
二、××××××(具体要求)。
请你们××××××(提出进一步做好此项工作的要求，以及从长远或整体上提出有关要求)。
(印章)
××××年×月×日
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