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催款函的结构范文

时间:2023-06-17 17:12:00 文/刘莉莉 公文北考网www.beiweimall.com

  1、概念

  催款函是一种催交款项的文书,是交款单位或个人在超过规定期限,未按时交付款项时使用的通知书。

  2、形式

  ①便函式

  以信函的形式写作。

  ②表格式

  人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格,使用时直接填写即可。

  3、写作要点

  通常来说,催款函要包括以下主要条款:

  1.欠款单位的全称和账号;

  2.欠款的原因;

  3.欠款的时间;

  4.欠款的金额;

  5.发票号码;

  6.建议处理措施或意见。

  4、注意事项

  催款方在制作中应注意以下事项:

  一、催款函应包括以下内容:

  1、欠款方名称2、欠款事项3、欠款时间4、欠款原因5、欠款金额6、发票编号

  7、催款方的银行账号8、最后付款期限

  二、催款方的信息要明确方便欠款方还款,包括以下:

  1、催款方的联系人2、联系电话3、联系地址

  三、催款的语气,根据催款性质不同,注意如下:

  1、通知欠款方并告知付款时间将要到或已经到,让对方企业准时付款。此时是通知性质,催促语气不宜强烈。

  2、欠款方未按时付款或已长时间拖延付款,收款方不仅是通知,更有严重警告的意思,催促语气比前者强烈,催款的内容、时间更为明确。

  出于保持催款单位与欠款方的友好合作关系,催款函可以分阶段发出,如第一阶段予以提醒,第二阶段直接催款,第三阶段“最后通牒”。

  四、尾部写明催款方的处理意见

  在催款函尾部可以增加欠款方经催款函提醒仍不付款,催款方可根据相关规定(如合同约定、银行规定)加收罚金,或是通过法律途径解决付款事宜。

  综上,发送催款函的目的是向欠款方催收款项,在书写过程中,催收方必须对催款函上的各项内容给予明确,尤其是欠款时间、欠款金额、催款方的银行账号、最后付款期限等,方便欠款方还款,从而最大限度的保障催款方的合法利益。

  5、作用

  ①查询

  催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因,沟通信息,以便采取相应的对策和措施,协调双方的关系。

  ②催收

  债权方为了加速资金流动以及合理周转,扩大再生产,会对债务有意或无意拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款,尽可能避免或减少经济损失。

  ③凭证

  如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失,催款函又可以起到记载凭证作用,即当催款单位在想有关方面提出追查对方的经济责任时,催款函可以作为一种有力的凭证。

  6、结构

  催款函的结构一般由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。

  (1)标题和编号

  如果催收的是紧急的款项,可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号,以便于查询和联系,并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时,它也是一份有力的凭证。也有的不编号

  (2)名称和账号

  催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时,要写明催款单位的'地址、电话及经办人的姓名,若是银行代办催款的,还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。

  (3)催收内容

  这是催款函的主体部分,应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况,比便使受文单位明确情况,及时地交款。

  (4)处理意见

  催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明:

  ①要求欠款户说明拖欠的原因。

  ②重新确定一个付款的期限,希望对方按时如数交付欠款。

  ③再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。

  (5)落款

  写明催款单位的全称,并加盖公章,然后注明发文日期。

  7、范文

  催款函

  xx xx xx公司:

  于xx年xx月xx日为止,我公司已为贵公司安装了xxxxxx,货款金额计xx xx xx 万元,发票编号为xx xx xx 。可能由于贵方业务过于繁忙,以致忽略承付。故特致函提醒,请即进行结算。如有特殊情况,请即与我公司 xxxxxx 联系,手机:xxxxxx 邮编:xxxxxx 地址:xxxxxx。

  特此函达

  我公司帐户名称:xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

  开 户 银 行:xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

  帐 号:xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

  xxxxxxxx年xxxx月xxxx日

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