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实用催款函及催款技巧

时间:2023-06-11 20:01:30 文/马振华 公文北考网www.beiweimall.com

  一、催款函的结构

  催款函的结构一般由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。

  (1)标题和编号

  如果催收的是紧急的款项,可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号,以便于查询和联系,并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时,它也是一份有力的凭证。也有的不编号

  (2)催款和欠款单位的名称和账号

  催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时,要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名,若是银行代办催款的,还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。

  (3)催收内容

  这是催款函的主体部分,应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况,比便使受文单位明确情况,及时地交款。

  (4)处理意见

  催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明:

  ①要求欠款户说明拖欠的原因。

  ②重新确定一个付款的期限,希望对方按时如数交付欠款。

  ③再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。

  (5)落款

  写明催款单位的全称,并加盖公章,然后注明发文日期。

  催款函的作用

  ①查询:催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因,沟通信息,以便采取相应的对策和措施,协调双方的关系。

  ②催收:债权方为了加速资金流动以及合理周转,扩大再生产,会对债务有意或无意拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款,尽可能避免或减少经济损失。

  ③凭证:如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失,催款函又可以起到记载凭证作用,即当催款单位在想有关方面提出追查对方的经济责任时,催款函可以作为一种有力的凭证。

  催款函的形式

  ①便函式:以信函的形式写作。

  ②表格式:人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格,使用时直接填写即可。

  二、催款的诀窍和技巧

  (一)了解客户的结算周期挤进头班车

  如果企业没有抓住客户的进货规律和各种周期,企业的业务人员每次去收款自然就会十分被动。

  企业发给客户的商品其计划的货款回笼周期已到,企业的业务人员在向客户提出结款时,往往得到的回答是:“这两天银根周转不灵,能不能过几天再说。”

  客户的仓库里,本企业的货物库存已经不多,该再进货了。当企业业务人员上门洽谈时,得到的答案极有可能是:“进货可以,但现在我帐户上的资金不足,要到下月初才能支付上一笔货款,请帮一个忙”。

  企业的业务员每次去客户处收款,总是“不巧”,客户经销商帐上的钱刚好给别的公司拿走了。

  解决策略:

  1、尽可能地全面了解经销客户的经营状况:包括进货周期、结帐周期。关键是,你要每次比其他企业能领先一步拿到应收的帐款。因为大多数客户的资金周转都不会十分宽松,你能挤进头班车,其他企业的业务人员只能等下一班车了。

  2、以诚待人,纯粹的讨债者是不可能与商人合作成功的。

  有时候,为了达到既完成销量又货款回笼这两个指标,企业的个别业务人员通过耍小聪明,以骗得客户的信任,而轻易收到了某一笔货款。但实际上,客户在外的应收款没有及时收回来,那么,等客户觉醒过来,业务人员以后的收款工作难免就不会顺利。

  曾经有个企业的业务人员每次去收款都不顺利,后来在一次与客户一起喝酒的时候,客户无意中提及:如果有事要找到该业务人员,只要打电话叫他来收款,保险他准时赶到。

  不要为了讨债而去收款,而是协助客户一起去经营好其货款,这才是降低企业应收款的根本所在。

  记住:一个纯粹的讨债人是不可能与商人合作成功的。

  养成“说到做到”的好习惯,在与客户平时的交往中,就做出规矩:“我决不食言,你也应说话算数。”虽然开始时,其动机不一定完全是为了货款,但当你真正涉及到收款时,对客户就是一种无形的压力。反之,如果一些企业的业务人员自已已经常食言,那么他也会较势利地来对待你。

  在平时就多多关心客户,不要等到收款时,才想起他们。在他们需要帮助之时,而你又力所能及帮一把,他自然会记住的。

  在每次帐款周期到来之前,如果能象征性地帮助客户去回收几笔他的应收款,有可能此货款是属于企业的业务人员曾为其开发的零售点,也可能是客户自己来不及去催收的款项,不管是哪种情况,你这样做了,会对你的收款工作带来积极的作用。

  适当地与客户的财务人员搞好关系,经常送他们一些礼品。虽然他们对你的销量贡献关系不大,但你如果也能够像关注客户的业务经理那样,同时也能经常想到他们的财务主管,其效果往往在关键的时刻就能呈现出来。

  3、寻找第三者担保

  企业可以要求你的客户在与你发生货款往来之前,寻找第三者(或上级单位)担保,最好其担保书能伴以相应的公证手续。这样做,至少万一在未来发生货款纠纷时,你还能找到一位相应的相关债权人。同时,这对客户本身来说也是一种约束行为。

  4、事前催收

  对于支付货款不干脆的客户,如果只是在约定的收款日期前往,一般情况下收不到货款,必须在事前就催收。

  事前上门催收时要确认对方所欠金额,并告诉他下次收款日一定准时前来,请他事先准备好这些款项。这样做,一定比收款日当天来催讨要有效得多。

  如果距离又远,可事先通过电话催收,确认对方所欠金额,并告知收款日前来的准确时间。或者把催款单邮寄给对方,请他签字确认后再寄回。

  5、上门要早

  到了合同规定的收款日,上门的时间一定要提早,这是收款的一个诀窍。否则客户有时还会反咬一口,说我等了好久,你没来,我要去做其他更要紧的事,你就无话好说。

  6、高频次,小金额

  对新客户或没有把握的老客户,无论是代销或赊销,交易的金额都不宜过大。宁可自己多跑几趟路,多结几次账,多磨几次嘴皮,也不能图方便省事,把大批货物交给对方代销或赊销。须知欠款越多越难收回,这一点非常重要。

  很多销售人员都有这样的经验:有些新客户,一开口就要大量进货,并且不问质量,不问价格,不提任何附加条件,对卖方提出的所有要求都满口应承,这样的客户风险最大。

  7、不空许诺言

  不空许诺言,不答应自己权限以外的条件。业务员擅自答应客户自己权限以外的条件,在受到领导指责后再向客户表示拒绝,就会产生麻烦。这样,业务员就失去了客户的信赖,造成清款困难,客户甚至会停止与业务员的交易,使业务员进退两难。所以业务员不要为了博得客户的欢心而任意答应条件。

  8、推销员要注意:

  ·在付款日期、付款期限、付款条件变更的情况下,业务员与客户未能相互了解,业务员仍按原来的情况收款。

  ·客户对合同内容提出变更但业务员未给予处理。

  ·有退还品却不加以完全处理、扣除。

  9、不要急于销售,风险责任明确

  货、款无归的风险有时是由推销人员造成的。有些推销人员惟恐产品卖不出去(特别是在市场上处于弱势的产品),因此在对客户信用状况没有把握的情况下,就采用代销或赊销方式,结果给企业造成重大损失。

  不实行强迫性销售。一些业务员急于得到业绩,就采取导致回收困难的强迫式销售。这样会被客户抓住弱点,在回收货款时,客户会说:“我不愿意进货,是你千拜托万拜托,不得已才进货的。如果你急于收钱,反正产品还没有卖出去,你带回去好了。”这样,业务员也不敢坚持收款了。

  10、严密的合同

  为预防客户拖欠货款,在交易当时就要规定清楚交易条件,尤其是对收款日期要作没有任何弹性的规定。例如,有的代销合同或收据上写着“售完后付款”,只要客户还有一件货物没有卖完,他就可以名正言顺地不付货款;还有的合同或收据上写着“10月以后付款”,这样的规定今后也容易扯皮。

  另外,交易条件不能由双方口头约定,必须使用书面形式(合同、契约、收据等),并加盖客户单位的合同专用章。有些客户在合同或收据上仅盖上经手人的私章,几个月或半年之后再去结账时,对方有可能说,这个人早就走了,他签的合同不能代表我们单位;有的甚至说我们单位根本没有这个人。如果加盖的是单位的合同专用章,无论经手人在与不在,对方都无法推脱或抵赖。

  11、随时观察动向:

  掌握债务债权,掌握其物品情况,了解其有无上下级单位可追讨,了解对他们公司有影响力的重点人物,掌握他的习惯付款时间。

  经营人员异动马上要求对方书面确认。

  交易达成之后,要经常观察客户的经营状况,及时察觉其异动。如果客户出现异常的变化,一般事先会有一些征兆出现。如:

  ·进货额突然减少;

  ·处理并不滞销的库存商品;

  ·拖延付款;

  ·客户单位的员工辞职者突然增多;

  ·老板插手毫不相干的事业或整天沉溺于声色之中;

  ·客户附近的房子上用红漆写下了“拆迁”字样;

  ·因为讨债人增多老板避而不见;

  ·下层客户赊销过多,贷款回收困难;

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