批复的结构通常包括标题、主送机关、正文、落款和成文时间几个部分。
(一)标题。
批复标题的写法最常见的是完全式的标题，即由发文机关，事由和文种构成。
(二)正文
批复正文包括引叙来文和作出批复两部分，有些再写上“此复”一类结束语。
写作要求
(一)慎重及时。
批复既是上级机关指示性、政策性较强的公文，又是对下级单位请求指示、批准的答复性公文，因此，撰写批复要慎重及时。批复机关收到请示后，要及时进行周密的调查了解，掌握有关情况，根据现行政策法令及办事准则，经认真研究后，及时给予答复。
(二)针对请示答复。
请示要求一文一事，批复也应有针对性地一文一批复，请示要求解决什么问题，批复就答复什么问题，上下行文互相对应。
(三)明确态度。
批复意见不管同意与否，必须十分清楚明白，态度明朗。不能含糊其词，模棱两可，以免下级无所适从。
批复的.主送机关明确只有请示机关一个，如果所请示问题有普遍性，或需告知其他一些机关，可用如下办法处理：一是除批复原请示单位外，并转有关单位。二是将批复抄送有关单位。三是将有关意见另用“通知”行文。将本机关对一些普遍性问题的意见及时传达下去。
(四)不同指示、复函混用。
批复与指示同为下行文，均对有关事项提出原则、要求，但两者的区别还是明显的，不应混用。首先是内容不同，指示是对下级机关布置工作，阐明工作活动的原则。而批复事项较窄，只能针对请示事项作出具体答复，多属个别性问题，不涉及面上的工作。其次是受文对象不同。指示的受文对象一般不是某个机关，而是有关的机关单位，受文对象甚至不确定。而批复有特定的受文单位，只给原请示机关发批复。再次是制发动因不同。指示根据需要而作，属主动行文，批复是针对下级机关请示而发的，属被动行文。
批复与复函由于都是回复来文的公文，有时也会被混用。两者的区别在于：从行文关系看，批复是上级机关向下级机关答复用文，属下行文;复函一般是向不相隶属机关答复用文，属平行文。从行文内容看，批复多属于对重大原则和政策性问题作出决定、批答，复函多用于一般性事项的回复。
[格式内容]
1.标题。一般写成"关于xxx的批复"。
2.原由。一般写成 "xx[xx]xx号文收悉"。
3.批复事项。
4.落款。
批复范文
××委员会：
××××年×月×日《中共××支部委员会关于换届改选的请示》收悉。
经研究，同意你们于近期召开党员大会改选党的支部委员会。同意××新一届党的支部委员会由×人组成，委员会设书记1人。同意你们提出的××新一届党的支部委员会委员候选人预备人选名单和书记拟任人选。原则同意你们提出的选举办法，委员实行无记名差额选举，书记实行等额选举。
请按照《中国共产党章程》和《中国共产党基层组织选举工作暂行条例》的有关规定组织好选举工作。选举结果报机关党委批准。
中共××委员会(盖章)
××××年×月×
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