一、商务函件的概念
(1)商务函件的概念
商务函件是用来商洽工作、联系业务、询问和答复有关具体实际问题的一种公文.
(2)商务函件的结构及写作方法
函件是平行文.在写作时,一般包括四大部分：标题、行文对象、正文、落款.
①标题一般采用公文规范标题法,即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成.也有的只有事由和文种.
②行文对象是指公函受文者,写在事由之下的第一行左边,顶格,后面加冒号.
③正文是公函的内容即事项,是发函者要告诉对方的具体事情,由三部分组成,即发函因由,发函事项以及结语等,事项部分基本上是叙述和说明的方法,如有要求部分则要根据行文内容来安排,不可过多.结语多使用“特此复函”.
④落款.包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期.
二、函件的写作格式
1.函的标题、字号和主送机关
(1)函的标题
作为正式公文的函,其标题和一般公文的写法一样,由发文机关名称、主要内容(事由)、文种组成.较完全的写法如《国务院办公厅对国家工商行政管理局关于贯彻〈食用盐加碘消除碘缺乏危害管理条例〉有关问题请示的复函》、《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》等.也可以采用省略发文机关名称的写法,如《关于请求批准××市节约能源中心编制的函》.
(2)函的发文字号
公函要有正规的'发文字号,写法与一般公文相同,由机关代字、年号、顺序号组成.大机关的函,可以在发文字号中显示“函”字.如《国务院公报》xxx年第10号同时发表了国务院办公厅以“国办函〔xxx〕××号”为发文字号的七篇复函.
(3)函的主送机关
函的行文对象一般情况下是明确、单一的,所以多数函的主送机关只有一个.但有时内容涉及部门多,也有排列多个主送机关的情况。2.函的正文
(1)发函缘由
这是函的开头部分,主要说明发函的根据、目的、原因等.如果是复函,则先引用对方来函的标题、发文字号,然后再交代根据,说明缘由.这部分结束时,常用一些习用的套语转入下一部分,如“现将有关情况说明如下”、“现就有关问题函复如下”等.
(2)事项
这是函的主体部分,有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等内容,都在这部分予以表达.
(3)希望请求
这是结尾部分,向对方提出希望或请求.或希望对方给予支持和帮助,或希望对方给予合作,或请求对方提供情况,或请求对方给予批准等等.最后,另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束.
函的写作要注意用语的分寸,因是平行文,语言要平和礼貌,但要避免阿谀逢迎.还要注意针对性和时效性.
三、商务函件范文
××公司：
贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉，特函告如下：
一、综合险。在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。
二、破碎险。破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。该险现行保险费率为2%，损失只赔超过5%的部分。
三、保险金额。我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10%投保，我方当照此办理。
我方希望上述答复将满足贵方的要求，并等候贵方的答复。
××公司
×年×月×日
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