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公文写作:批复写作攻略

时间:2023-06-04 17:49:24 文/阿林 公文北考网www.beiweimall.com

  批复用于答复下级机关的请示事项。批复是一种被动的指示,是针对下级的请示而形成的,其正文主要有三方面内容:指明针对的来文(时间、发文字号、标题等),简要交代形成答复意见的过程;应对方请求回答是否同意或批准对方要求,或应对方请求提出解决工作问题的指导性意见,如不能批准时,需说明理由,只部分同意或批准时,除说明理由外还要提出具体修正、补充的意见,应对方请求发表指导性意见时,具体写法可参照指示或指示性通知;常以“此复”“特此批复”等结束,有时也以提出请对方复文的要求作结,如请对方汇报有关情况,答复有关疑问等。

  一、批复适用于答复下级机关的请示事项。答复同级机关或不相隶属机关的询问,一般用函或复函。

  二、批复写作的基本要求:一是把批复依据写清楚说明根据何请示或者何文件做的批复。二是批复意见要直截了当,是同意还是不同意,亦或暂不批准,要明确表态,不能模棱两可。不同意、不批准的简要说明理由。批复意见涉及到法律法规的,要写明做出批复意见的根据。三是批复措施要具体周密,切实可行。以利于下级机关遵照办理。

  三、批复的结构:标题、主送机关(请示的发文机关)、正文、落款

  四、批复的构成要素:批复依据、批复意见、批复措施

  五、批复的`价值标准:一是合理性对请示的批复要有利于工作的推进。二是合法性批复意见必须遵守相关的法律法规,不能越权批示。

  批复的写法

  1.标题

  批复由于具有通知和指示的性质,所以其标题(除非发文机关名称较长可以不写以外)一般都是规范的“三要素”写法,即由发文机关名称、事由和文种三部分组成。

  2.主送机关

  批复的主送机关同请示一样只有一个,而且与请示的主送机关互为相反,即只写请示的机关名称。

  3.正文

  批复的正文一般都很简短,一般由批复对象、批复内容和批复结语三部分组成。

  (1)批复对象是指批复所针对的请示事项,也是向受文单位告知情况。批复对象作为正文的开头语,必须在正文开头引述来文的标题和文号。其表达形式是:“你单位《关于XXX请示》(发文字号)收悉”。

  (2)批复内容,即对请示来文所做的答复或具体指示,是批复的主要部分。批复内容若涉及其他部门,起草时应同有关部门商量或会签,取得一致意见后方可答复,但不能相互推诿或推卸责任。批复内容一般也应一文一事,应紧扣请示事项给予明确答复。

  (3)批复结语。批复有时在正文文末写上“此批”或“此复”等词语。

  写作批复时要注意以下几点:

  1.针对性要强

  批复是针对下级机关的请示行文的,批复事项必须紧扣请示的事项,有问有答,回复清楚,不能答非所问。

  2.观点要明确

  对请示中所要求答复的问题都要有所交代,不能回避某些问题、不予作答或含糊其辞。

  3.表达要准确

  对部分同意请示或完全不同意请示的批复,在引述来文、表明态度之后,还需要有说理分析,说理要力求简洁,分析不要求详尽,点到为止即可。文字表达要准确、简要,措辞严密,用语准确,以免产生歧义和疏漏,影响工作。

  4.批复应讲究时效,及时作出答复,以免影响工作。

  格式:

  ××××(主送单位):

  你公司《关于××××××的请示》(文号)收悉。鉴于××××××,根据××××××的有关规定(依据),现就××××××有关问题(请示主旨)批复如下:

  一、原则同意××××××。

  二、××××××(具体要求)。

  请你们××××××(提出进一步做好此项工作的要求,以及从长远或整体上提出有关要求)。

  (印章)

  ××××年×月×日

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